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Un equipo es más de una persona trabajando de manera unida hacia un objetivo común, lograr objetivos de negocio o en cualquier entorno actual, -desde la escuela, universidades, asignaciones de proyectos, en comunidades- con la finalidad de entregar resultados enfocados en lograr el mismo fin es cada vez una modalidad de trabajo que sigue cobrando fuerza, un elemento facilitador para crear diferenciación, ya sea en persona o virtual, contando con diferentes perfiles alineados. Conocer los elementos claves de los equipos altamente efectivos es relevante para, sin importar dónde usted participe, pueda ser exitoso.
En muchos casos las fallas de comunicación del equipo contribuyen a errores que afectan directamente la entrega de resultados. Los equipos efectivos reducen los tiempos, resultan en un menor número de contactos, mejoran la coordinación de la atención, disminuyen los tiempos para concluir etapas de entrega, aumentan la satisfacción de los stackholders y mejoran los resultados.
La semana pasada estuve trabajando con un equipo de líderes, los cuales a su vez son responsables de sus propios equipos de trabajo enfocados en áreas de ventas y negociación especializada, y me expresaban la dificultad que tienen de no poder arrancar con sus equipos en iniciar su proceso de venta, no obstante conociendo pasos necesarios para poder fomentar los resultados a través de esta modalidad.
Esto me motivó a compartir una forma novedosa de pensar acerca de la eficacia del equipo que es fácil de recordar y que puede usarse para preparar a su equipo para el éxito y resolver las barreras comunes. En base a esto, identificamos 3 elementos claves para desarrollar equipos altamente efectivos, y los defino de manera sencilla:
El gráfico de más abajo resume las características de cada uno de estos elementos claves de equipos altamente efectivos:
| Propósito | Apertura | Roles y Habilidades |
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Tener un propósito común que todos los miembros del equipo puedan articular es fundamental. Podría ser "lograr un número de prospectos determinados para alcanzar la cuota del mes”, "cerrar las negociaciones en curso mientras se logra mantener lealtad del cliente" o "administrar de manera eficiente los recursos de publicidad para lograr incrementar las prospecciones". Los equipos necesitan involucrar a todos los miembros en el desarrollo de objetivos; todos deberían poder articular el propósito del equipo y estar comprometidos con él. Si los miembros del equipo tienen una comprensión diferente de cuál es su propósito común, la fricción, la confusión y el desperdicio de recursos y esfuerzo son inevitables, y será más difícil obtenerlos, siendo necesario hacer que “el equipo vuelva a la pista”.
Un desafío importante que enfrentan los equipos ocurre cuando el propósito original es reemplazado por un nuevo propósito diferente. Los equipos efectivos saben que pueden ocurrir cambios en el propósito. Como resultado, se registran regularmente tanto con sus miembros como con las partes interesadas externas para garantizar que el objetivo sea el correcto. Al registrarse, los equipos determinan si necesitan cambiar su propósito o dirección. Por ejemplo, en un entorno de ventas, el objetivo de venta de unidades puede cambiar desde un rango menor a uno mayor y esto hace que un nuevo mandato externo pueda requerir que el equipo cambie su enfoque.
Decidir si cambiar el propósito puede ser un desafío. Según el ex entrenador de fútbol de Notre Dame, Lou Holtz, un equipo debe concentrarse en WIN: "lo importante ahora". En este enfoque, un equipo discute abiertamente los eventos, la información nueva y las circunstancias cambiantes y pregunta: "¿Qué es importante ahora?" Este enfoque ayuda al equipo a distinguir entre las cosas que deberían desencadenar un cambio en la estrategia y las cosas que deberían ignorarse o sobrellevarse. Los equipos efectivos se preguntan: "¿Es necesario abordar esto ahora?" (En caso afirmativo, resuélvanlo). "¿Este problema impide el el progreso del equipo?" (En caso afirmativo, trátelo ahora).
A medida que se avanza hacia un objetivo, es importante celebrar los logros, incluso los pequeños; esto ayuda a mantener el foco en el objetivo principal y crea la identidad y el impulso del equipo.
Pensamos que la apertura abarca una comunicación excelente (incluida la capacidad de decir "no sé"), el respeto mutuo y la promoción de un "equipo líder".
La comunicación deficiente en un equipo puede ocasionar que se intercambie información incompleta o inexacta, que problemas importantes no se resuelvan y que se excluyan miembros claves. La comunicación en circuito cerrado es una forma de abordar estos problemas. Originalmente utilizada en el ejército y utilizada con mayor frecuencia en la atención de salud, requiere que los miembros del equipo confirmen que han escuchado las instrucciones correctamente y permite que todos los miembros estén al tanto de lo que está ocurriendo.
Un predictor importante del éxito de un equipo es el patrón de comunicación del equipo y la energía y la participación del grupo fuera de las reuniones del equipo. Los equipos exitosos se aseguran de que todos los miembros hablen, escuchen y se conecten entre sí. La comunicación cara a cara es importante, indicando que el 35% de la variación en el desempeño de un equipo se relaciona con el número de intercambios cara a cara entre los miembros.
Los miembros de un equipo abierto se sienten lo suficientemente seguros como para hablar y plantear opiniones adicionales o contrarias, o declarar lo que piensan y sienten. Los líderes pueden promover un equipo abierto planteando preguntas reflexivas al grupo y declarando su propio riesgo de cometer errores.
Para tener un alto grado de compromiso, un equipo debe funcionar con respeto mutuo en todo momento. Esto puede ser difícil debido a las diferentes perspectivas de los miembros, que surgen de diferentes antecedentes y culturas grupales. Sin embargo, las diferentes perspectivas también permiten a un equipo detectar oportunidades y desafíos que antes no se reconocían; como resultado, deben buscarse, compartirse y respetarse.
La cultura de un equipo abierto naturalmente le permite ser "líder" en el sentido de que todos los miembros se sienten facultados para compartir conjuntamente tareas de liderazgo, como garantizar que se hayan explorado los puntos de vista y se hayan planteado problemas difíciles. Un equipo líder puede tener más de un líder operando a la vez, y lo hacen de manera colectiva, esforzándose por el propósito común. La práctica del líder es colaborativa; los miembros operan de buena fe y buscan asegurar que todos los miembros estén comprometidos.
Cambiar una cultura tradicional de liderazgo por una de líder abierto es un desafío. Lleva tiempo, una cultura abierta, un líder que está dispuesto a permitir que otros dirijan, y miembros del equipo que están dispuestos a liderar incluso cuando no se sienten cómodos.
Los equipos que están orientados a un propósito y abiertos aún necesitan un elemento más para tener éxito: necesitan tener a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas. Los miembros del equipo necesitan saber quién está en el equipo y qué aporta cada uno en términos de habilidades y conocimientos. Cada miembro del equipo debe comprender su rol y el de los demás en el equipo. Cualquier herramienta o recurso necesario para habilitar a los miembros del equipo para cumplir con sus roles debe ser provisto.
El equipo necesita estar al tanto de cualquier brecha entre las habilidades presentes en el equipo y las habilidades necesarias para lograr el propósito. Este conocimiento impulsará directamente la capacitación adicional o la contratación dirigida de miembros adicionales del equipo.
A veces las cosas no funcionan bien. Por ejemplo, es posible que el equipo no funcione bien, que el equipo no esté configurado para el éxito o que eventos externos hayan descarrilado el progreso del equipo. Para saber qué salió mal, un equipo debe hacer las siguientes preguntas en función de los 3 elementos claves que se describen en este artículo:
Siempre habrá desafíos en un ambiente de equipo; tener un plan para responder a ellos es crucial. Los equipos efectivos vuelven a la normalidad explorando lo que salió mal y buscando las oportunidades que se encuentran dentro de los reveses.
Los equipos que tienen un propósito claro y compartido, que son abiertos y líderes (incluido alentar a cada miembro a contribuir independientemente de su nivel) y cuyos miembros tienen conocimiento de las funciones y las habilidades adecuadas son los que están preparados para el éxito y lograr diferenciación a través de los resultados que entrega.